Project: Toegangscontrole vernieuwd bij zorgcentrum in Weert

De aanleiding

Een zorgcentrum in Weert kwam bij ons na een vervelende gebeurtenis. Een oud-medewerker had na het uit dienst gaan zijn sleutel niet ingeleverd en was 's avonds nog binnen geweest. Geen schade, maar wel een wake-up call. Met ruim 80 medewerkers, externe leveranciers, vrijwilligers en familie van bewoners die op verschillende tijden binnen moesten kunnen, was het oude sleutelplan niet meer houdbaar.

Bij elke ontslagen medewerker een nieuwe cilinder vervangen kostte honderden euro's en veel gedoe. En de praktijk leerde dat sleutels regelmatig kwijt raakten of werden gekopieerd zonder dat dit gemeld werd.

De inventarisatie

We zijn samen met de facilitair manager het hele complex doorgelopen. Tien deuren bleken kritiek: hoofdingang, zij-ingang voor personeel, medicijnenkast, archiefkamer, technische ruimte, kantoor van de directie, twee afdelingsdeuren en twee bergingen.

Daarnaast was er behoefte aan tijdschema's. De keukenmedewerkers moesten 's ochtends vroeg binnen kunnen, maar bijvoorbeeld niet midden in de nacht. De directie wilde 24/7 toegang. Externe schoonmakers alleen op specifieke dagen en tijden. Allemaal zaken die met sleutels niet of nauwelijks te regelen zijn.

De oplossing

We hebben een toegangscontrolesysteem voorgesteld op basis van pasjes met pincode-backup. Tien lezers, één centrale controller en koppeling met hun bestaande personeelsadministratie zodat bij in- en uitdiensttreding de pas automatisch geactiveerd of geblokkeerd wordt.

Per medewerker zijn rechten ingesteld op functiegroep niveau: zorgmedewerkers, keukenpersoneel, technische dienst, directie, schoonmaak. Ieder zijn eigen tijdschema en eigen deuren. Verandert iemand van functie, dan wordt het rechtenprofiel aangepast en heeft die persoon meteen de juiste toegang. Zonder nieuwe pas, zonder gedoe.

Voor noodgevallen zijn er overrules: bij brandalarm vallen alle deuren open, en de directie heeft een masterpas voor uitzonderingen.

De installatie

Het lastige aan zo'n project is dat de zorg gewoon door moet. Bewoners verzorgen, medicatie ronde, etenstijden: dat stopt niet voor een installatie. We hebben daarom in vier avondblokken gewerkt, elke avond twee à drie deuren.

De bekabeling konden we deels via plafondplenums leggen, dus zonder veel hak- en breekwerk. Per deur kost het ongeveer twee uur: lezer monteren, deurmagneet plaatsen, bekabelen, aansluiten op de controller en testen. De controller staat in de technische ruimte, samen met de noodstroomvoorziening.

Het uitgeven van pasjes hebben we in één middag gedaan. Personeel kwam in groepjes binnen, foto eraan gekoppeld, pincode ingesteld, klaar.

Hoe het nu loopt

Een paar maanden later zien we dat het systeem precies doet wat het moet. Toen er recent iemand uit dienst ging, was zijn pas binnen vijf minuten geblokkeerd door HR. Geen sleutel die kwijt kan, geen cilinder die vervangen moet worden.

De facilitair manager kan in het overzicht zien wie wanneer binnen is geweest. Niet om mensen te controleren, maar bijvoorbeeld bij incidenten weet je direct wie er die avond aanwezig waren. Bij een vermissing van medicatie heeft dit één keer geholpen om snel duidelijkheid te krijgen.

"Het systeem werkt zo logisch dat zelfs onze oudere collega's er na één uitleg mee uit de voeten kunnen. En ik hoef nooit meer te bellen voor een vergeten sleutel."

Facilitair manager zorgcentrum

Toegangscontrole voor uw organisatie?

Toegangscontrole is geen luxe meer, ook niet voor middelgrote organisaties. De kosten zijn de laatste jaren flink gedaald en de gebruikersvriendelijkheid is enorm vooruit gegaan. Wilt u weten wat er bij uw situatie past? We komen graag vrijblijvend langs.

Vraag een vrijblijvend gesprek aan